Tidrapportering ska gå snabbt och vara enkelt

Bli av med onödig administration. SwedeTime har fokuserat tidrapporteringen utifrån medarbetarens behov och administratörens överskådlighet. 

Det ska dessutom vara självförklarande, något man gör en gång i månaden måste vara intuitivt.

Rapportering och avvikelser


SwedeTime tidrapportering bygger på att ett schema läggs där medarbetaren bokas in på de pass det är tänkt att denne ska jobba. När sedan arbetspasset är avslutat kan medarbetaren notera eventuella avvikelser från ordinarie schema. 

Alla pass där tiderna ändras, får en varningssymbol och kan filtreras fram för noggrannare genomgång av arbetsledaren eller attesteraren.


Ersättningar


Utlägg, traktamenten och berättigad milersättning redovisas direkt på arbetat pass. Kvitton summeras och moms kan särredovisas. Medarbetaren kan även skriva kommentarer om utläggen eller använt material. 

Om underskrift krävs kan medarbetaren kan skriva ut sin tidrapport och skriva under, men för de allra flesta kunder räcker elektronisk signering direkt i systemet.


 Påminnelser


Arbetsledaren kan sortera fram de medarbetare som varit inbokade den senaste månaden och som glömt att tidrapportera. 

Från denna lista kan man sen påminna medarbetarna via SMS eller E-post direkt från systemet. Alla meddelanden som skickas från systemet är tillgängliga i en meddelandelogg.


Attestering


Ta fram en lista på månadens inkomna tidrapporter och attestera alla samtidigt. Om avvikelser som inte är godkända finns kan administratören ändra dessa och meddela medarbetaren direkt.

Alla attesterade pass kan sedan skickas vidare i en lönefil. 


 Obekväm Arbetstid (OB)


Automatisk uträkning av Obekväm arbetstid, OB, räknas ut av systemet beroende på dina inlagda regler för extra ersättning. SwedeTime erbjuder ett avancerat system för OB-regler och ersättningar.


Flextid och kompensationsledighet


Med förenklad administration kring flextid och komptid ökar känslan av frihet för medarbetaren. SwedeTime Tidrapportering erbjuder stöd för automatisk uträkning av flextid. Sätt upp inom vilka tidsramar en medarbetare får flexa eller beräkna flex utifrån avvikelse från passets start och sluttid. 

Kompensationsledighet kan registeras med särskild löneart och skickas till lönesystemet för avräkning på kontot för kompensationstid (komptid).


 Stämpelklocka


Följ upp hur medarbetarna jobbar via en stämpelklockfunktion. Medarbetarna kan checka in via mobilen eller incheckning kan låsas till en specifik dator på arbetsplatsen. 

SwedeTime ger en bra överblick över vilka som är incheckade och vilka som borde vara det men ännu inte checkat in. Om medarbetaren glömmer att checka ut kan systemet ställas in för automatisk utcheckning efter förslagsvis 13 timmar.


 Kollektivavtal

SwedeTime Tidrapportering har stöd för obegränsat antal kollektivavtal. Avtalen kan kopplas till enheten eller kunden uppdraget ligger på eller på individen som utför uppdraget. Beroende på vilket kollektivavtal som ska gälla räknas lönearter och OB-tillägg ut automatiskt.


Semester och frånvaro


Registrera semester och frånvaro precis lika enkelt som du registrerar vanliga arbetspass. Om medarbetaren var tilltänkt på ett uppdrag men blir sjuk kan kopplingen till ordinarie uppdrag behållas fast passet kan bemannas av någon annan. Det här gör det enkelt att följa upp schemaändringar.


Integration

De flesta moderna lönesystem och faktureringssystem stödjer integration eller filöverföring. Idag finns ett flertal färdiga integrationer till marknadens populäraste system. 

SwedeTime har ett öppet API, vilket gör det enkelt att bygga nya integrationer om just ditt system skulle sakna färdig integration. I genomsnitt tar konfigurationen av en ny integration två veckor.