Schemaläggning

Schemaläggning av ordinarie personal ska gå smidigt, vara enkelt och rättvist. Det är en av grunderna för ett positivt arbetsklimat. Men hur väl ett schema än är gjort blir det alltid förändringar. Att schemalägga vikarier och ersättare ska gå snabbt. Här listar vi några av de funktioner som gör att schemaläggning i SwedeTime klarar både ordinarie personal och vikarier.

 

Rätt person på rätt plats

En medarbetare ska inte gå att boka in på pass den inte är behörig till eller har rätt kompetens för.  Alla funktioner och menyer i systemet kan aktiveras/synliggöras utifrån behörigheter. Likaså kan vissa fält vara dolda, läsbara eller ändringsbara. En medarbetare kanske har rätt att boka in sig själv på vissa typer av pass, medan en annan bara kan bli inbokad via SMS-förfrågan.


Översikt av schema

Välj att se schemat per dag, vecka, månad eller valfritt intervall med alla medarbetares bokningar. Bokad tid och tillgänglighet summeras automatiskt utifrån valt intervall. Olika färger signalerar bokningsläget, på så vis syns vakanser tydligt vid schemaläggningen.

Du kan även boka genom att dra och släppa arbetspass. Schemat kan visa alla avdelningar eller filtreras till en avdelning i taget. Medarbetare, som loggar in i systemet, kan se sin egen schemarad med egna bokningar.


Kompetensbokning

Om det i resursplaneringen finns krav på särskilda kompetenser för olika arbetspass, rödmarkeras de medarbetare som saknar kompetensen. Kompetenskravet kan vara tvingande, det vill säga personen går inte att boka in på passet, eller endast varnande för att uppmärksamma schemaläggaren om avvikelsen.


Hantera många pass samtidigt

I en passlista presenteras pass som matchar en viss sökning och intervall. Via passlistan kan du uppdatera flera pass samtidigt, boka på eller boka av medarbetare.


Jour och beredskap

Ersättningar för jour räknas ut automatiskt. På så viss blir lön och fakturering rätt från början utan handpåläggning. Du kan också tydligt synliggöra dina jourpass med speciella färgmarkeringar i schemat.


Kunden lägger själv beställningarna

En kundportal direkt in i SwedeTime öppnar för möjligheten att kunden själv lägger upp de pass den vill ha personal till. För de som jobbar nära sina kunder kan till och med inbokning av personal överlåtas direkt till kunden. Självklart är bara de medarbetare allokerade till uppdraget och med rätt kompetens tillgängliga för bokning.


Min sida, mobilanpassad och tillgänglig

Medarbetarna loggar oftast in i SwedeTime via sina mobiler. Sidan anpassar sig till den mobila enheten vilket gör att det går snabbt att hitta den information man söker.

Se schemat, uppdatera sin tillgänglighet eller tidrapportera är de vanligaste funktionerna för medarbetaren. Att medarbetaren direkt har tillgång till sin personliga data och enkelt kan hålla den uppdaterad gör att HR alltid kan förlita sig på korrekta uppgifter vid till exempel lönekörning.


Personlig bild ger mervärde för kunden

Medarbetarna kan själva lägga upp en personlig bild. Det här underlättar när nya uppdragstagare ska utföra uppdrag. Bilderna och information om all personal som kommer att utföra uppdraget kan skrivas ut direkt från passet.


Registrering utanför inlogg

Nya medarbetare kan registrera sig själva utan att inloggning krävs. Med denna funktion aktiv kan t.ex. jobbsökande skriva in sig i systemet och ladda upp sitt CV mm. Om personen sedan blir antagen kan den aktiveras i systemet och då få med sig all data som användaren själv skrivit in. Denna funktion kan även kopplas till annonser så att när man klickar på en länk i en annons så kommer man till ett anpassat formulär som passar den annonsen.


Rullande schema för valfri avstämningsperiod

Lägg rullande schema med upp till 10 veckors intervall. Skapa din mall av pass och kopiera sedan ut dem i önskat intervall och frekvens. Man väljer alltså vilka pass man vill kopiera samt hur många veckor schemat ska upprepas.

Kopiering av genomförda veckor är ett effektivt sätt att lägga ut ett schema för perioder som liknar varandra. För arbetsgrupper där samma personer går på samma schema kan passen kopieras med inbokade medarbetare.


Seriepass – samma personal flera dagar i rad

Ofta vill man ha en och samma person som jobbar flera pass i rad. Det går att skapa en serie av flera pass som hänger ihop. När någon bokas in på passet fås frågan om man ska bokas för bara ett pass, alla efterföljande eller för hela serien. Alla ändringar som görs därefter kan påverka hela serien.


Statushantering – flöde

Ett pass i systemet kan ha olika status beroende på vilken fas i schemaläggningen som passet är. Passet kan ha status planerad, publicerad, slutbemannad, tidrapporterad, attesterad eller slutförd. Ett pass kan även vara incheckad och utcheckad om stämpelklocka används.

Status slutförd kan exempelvis betyda att passet är överfört till lön och fakturering. Det går att välja vilka statusar som ska vara aktiva och vilka statusar som olika roller får hantera eller se.

 

Ta nästa steg

Har du några frågor, eller vill du boka en demo?

Kontakta oss Boka demo