Schemaläggning

Schemaläggning av ordinarie personal ska gå smidigt, vara enkelt och rättvist. Det är en av grunderna för ett positivt arbetsklimat. Men hur väl ett schema än är gjort blir det alltid förändringar. Att schemalägga vikarier och ersättare ska gå snabbt. Här listar vi några av de funktioner som gör att schemaläggning i SwedeTime klarar båda delarna.

 

Behörighetskontroll

Varje användare kan ha en eller flera roller. Alla funktioner och menyer i systemet kan aktiveras/synliggöras utifrån rolltillhörigheten. Likaså kan vissa fält vara dolda, läsbara eller ändringsbara utifrån den roll som den inloggade användaren har.


Dokumenthantering

Ladda upp dokument till olika pass eller till medarbetare så som till exempel arbetsbeskrivningar eller CV. Tilldela olika behörigheter för olika roller. Det är även möjligt att ladda upp dokument kopplade till användare så som t.ex. CV och intyg.


Kalender

Välj att se kalendern per dag, vecka, månad eller på en tidslinje med alla medarbetares bokningar. Se vem som är tillgänglig och uppbokad. Olika färger signalerar bokningsläget, på så vis syns vakanser tydligt. Du kan även boka genom att dra och släppa arbetspass. Kalendern kan filtreras på enhet uppdraget ska utföras på eller vem som utför uppdraget.

Användare som loggar in i systemet kan se sin egen kalender med bara de bokningar denne är inbokad på. Det här ger en snabb överblick över veckan samtidigt som de olika färgerna på passen visar om passet är fullt eller om personal fattas.


Kompetensstyrd bokning

Om det finns krav på viss eller vissa kompetenser för olika arbetspass visas automatiskt de individer som innehar denna kompetens vid inbokning. Kompetenskravet kan vara obligatoriskt, det vill säga personen går inte att boka in på passen, eller finnas med som information med rödmarkering för de individer som inte innehar den efterfrågade kompetensen.


Passlista

I en passlista presenteras pass som matchar en viss sökning och intervall. Sökningar som görs ofta kan läggas upp som egna favoriter och på så vis minska antalet klick i systemet. Passlistan går att filtrera på avdelning, passtatus, egenskaper för passet, egenskaper för den inbokade, eller egenskaper för den enhet/avdelning passet ligger på.


Organisationsregister

Systemet har ett enhetsregister där enheterna kan struktureras i olika nivåer. Olika användare kan sen tilldelas till olika nivåer eller enheter. Till exempel kan ett system ha strukturen där olika administratörer schemalägger för olika avdelningar i systemet. De är då behöriga till en enhet på en viss nivå och alla underliggande enheter.


Jour och beredskap

Särskild status kan markeras för jourpass eller beredskapspass. Dessa pass kan då behandlas på särskilt sätt, t.ex. vid fakturering och för lön. Arbetstid för jourpass kan räknas annorlunda och annan ersättning kan ges för dessa pass.


Externa beställare

För de som jobbar med externa beställare kan en delmängd av personregistret presenteras för beställaren. Bara de uppdragstagare som har rätt att utföra uppdrag på en viss enhet där beställaren har rätt att lägga en beställning visas.


Kopiera pass/uppdrag

Pass kan kopieras om mycket av informationen är densamma för flera pass. När passet kopieras blir alla fält detsamma utom bokningsnummer och tidpunkt för när passet skapades. När det nya passet är skapat kan det uppdateras på vanligt sätt om det finns information som skiljer de båda passen åt.


Min sida

Användarna kan uppdatera egna persondata och ändra sitt lösenord på ”Min sida”. Här visas även arbetade och framtida arbetspass för valfri period. Medarbetaren lägger även upp sin tillgänglighet och tidrapporterar arbetade pass via denna sida.


Nyheter

Systemet har stöd för nyhetsnotiser. Nyheterna kan rollstyras till läs eller redigeringsläge av olika roller.Det går även att koppla nyheterna till vissa avdelningar så att bara den delmängd av medarbetarna, som är berörd av nyheten, ser den.


Personlig bild

Medarbetarna kan själva lägga upp en personlig bild. Det här underlättar när nya uppdragstagare ska utföra uppdrag.


Registrering utanför inlogg

Nya medarbetare kan registrera sig själva utan att inloggning krävs. Med denna funktion aktiv kan t.ex. jobbsökande skriva in sig i systemet och ladda upp sitt CV mm. Om personen sedan blir antagen kan den aktiveras i systemet och då få med sig all data som användaren själv skrivit in. Denna funktion kan även kopplas till annonser så att när man klickar på en länk i en annons så kommer man till ett anpassat formulär som passar den annonsen.


Rullande schema

Lägg rullande schema med upp till 10 veckors intervall. Skapa din mall av pass och kopiera sedan ut dem i önskat intervall och frekvens. Man väljer alltså vilka pass man vill kopiera och i hur många veckor passen ska upprepas.

Kopiering av genomföra veckor är ett effektivt sätt att lägga ut ett schema för perioder som liknar varandra. För arbetsgrupper där samma personer går på samma schema kan passen kopieras med inbokade medarbetare. Om nya förfrågningar ska ske kopierar man enbart passen utan bokningar.


Seriepass

Det går att skapa en serie av flera pass som hänger ihop. Lägg upp ett pass t.ex. mellan 8-17 och upprepa passet för veckans alla dagar, eller med valfri regelbundenhet. När någon bokas in på passet fås frågan om man ska bokas för bara ett pass, alla efterföljande eller för hela serien.


Statushantering – flöde

Ett pass i systemet kan ha olika status beroende på vilken fas i schemaläggningen som passet är. Passet kan ha status planerad, publicerad, slutbemannad, tidrapporterad, attesterad eller slutförd. Ett pass kan även vara incheckad och utcheckad om stämpelklocka används.

Status slutförd kan exempelvis betyda att passet är överfört till lön och fakturering. Det går att välja vilka statusar som ska vara aktiva och vilka statusar som olika roller får hantera eller se.

 

Ta nästa steg

Har du några frågor, eller vill du boka en demo?

Kontakta oss Boka demo