Funktioner

  • Funktioner kan aktiveras, justeras eller tas bort när behoven förändras
  • Varje användare ges olika behörighet utifrån sina rolltillhörigheter
  • Varje sida kan rollstyras till att bara visas för vissa eller bara visa en delmängd av information till vissa roller

Här är några av våra mest uppskattade funktioner

  •  Arbetstidskontroll
     
  •  Behörighetskontroll
     
  •  SMS-bokning
     
  •  Fakturering
  •  iCalendar
     
  •  Integration
     
  •  Kompetensstyrd bokning
     
  •  Poängstyrd bokning
  •  Reservbokning
     
  •  Seriepass
     
  •  Tidrapportering
     
  •  Tillgänglighet


Användarlogg

För rekryteringsprocessen finns en användarlogg där man kan notera alla aktiviteter en kandidat har genomgått. Lägg upp olika typer av aktiviteter (som tex mail, telefonkontakt, möte) och skriv en kommentar till varje aktivitet. Loggen används också för utvecklingssamtal och individuella mål av ordinarie personal.

 


ATK – Arbetstidskontroll

Arbetstidskontroll kan läggas in för t.ex. kort vila mellan pass eller maximal veckoarbetstid. Arbetstidskontroll kan även ske för längre perioder, t.ex. maximalt antal helgpass en viss period eller maximalt antal arbetstimmar. Vår ATK-kontroll används för att säkerställa både enkla regler men även de mest avancerade kollektivavtalen.

 


Attestering

Rollstyr vem som kan attestera tidrapporten. När en tidrapport är attesterad kan inte längre medarbetaren göra några ändringar på rapporten. Passet kan sedan sättas till slutförd, antingen av en annan roll eller vid körning av lönefil till lönesystemet. 

 


Avståndsberäkningar

Ange en koordinat för uppdragstagarens hemadress och en koordinat för platsen för uppdraget. På så vis är det möjligt att prioritera inbokning den uppdragstagare som har närmast till uppdraget. Koordinaterna kan även användas för estimat för resersättning eller skapande av vägbeskrivningar för medarbetaren. 

  • Tillsätt uppdrag efter närhetsprincip
  • Beräkna estimat för reseersättning
  • Inkludera vägbeskrivningar

 


Avdragsservice

Med avdragsservice via SwedeTime förenklas hanteringen av medlemsavgifter. Ta ut en fil med de medlemmar där avdrag skall ske och ladda upp den via Giro till Nordea, som drar avgiften från medlemmens konto. När avdragen är gjorda görs en återrapportering så att avgiften registreras automatiskt på varje medlem. På så sätt blir det enkelt både för medlemmen och föreningens kassör att hålla reda på betalningar och arbetet blir både effektivt och säkert.

 


Behörighetskontroll

Varje användare kan ha en eller flera roller. Alla funktioner och menyer i systemet kan aktiveras/synliggöras utifrån rolltillhörigheten. Likaså kan vissa fält vara dolda, läsbara eller ändringsbara utifrån den roll som den inloggade användaren har.

 


SMS-bokning / SMS in

Med funktionen SMS-förfrågan (även kallad SMS-bokning) blir det möjligt att ta emot bokningar, enkäter och bekräftelser direkt in till det egna systemet. Tjänsten matchar sen de inkomna svaren med de utskick som gjorts, även om flera utskick gjorts till samma telefonnummer. 

Om utskick görs om specifika pass bokas den förste medarbetaren som svarade Ja på SMS-förfrågan först in på passet. När passet är fullt får övriga medarbetare information om att passet är tillsatt. 

Om enkätförfrågningar görs kan svaren skickas till en egen inkorg för vidare bearbetning. 

Bekräftelser, så som till exempel bokningsbekräftelser eller påminnelser, kan skapas utan svarsadress (noreply) och skickas ut vid egen vald tidpunkt eller i förhållande till ett visst pass, tex ett dygn innan passtart. 

 


Bokningskalender

Välj att se kalendern per dag, vecka, månad eller på en tidslinje med alla medarbetares bokningar. Se vem som är tillgänglig och uppbokad. Olika färger signalerar bokningsläget, på så vis syns vakanser tydligt. Du kan även boka genom att dra och släppa arbetspass. Kalendern kan filtreras på enhet uppdraget ska utföras på eller vem som utför uppdraget.

Användare som loggar in i systemet kan se sin egen kalender med bara de bokningar denne är inbokad på. Det här ger en snabb överblick över veckan samtidigt som de olika färgerna på passen visar om passet är fullt eller om personal fattas.

 


Bokningslista

I en bokningslista presenteras pass som matchar en viss sökning och intervall. Sökningar som görs ofta kan läggas upp som egna favoriter och på så vis minska antalet klick i systemet. Bokningslistan går att filtrera på avdelning, passtatus, egenskaper för passet, egenskaper för den inbokade, eller egenskaper för den enhet/avdelning passet ligger på.

 


Dokumenthantering

Ladda upp dokument till olika mappar och tilldela olika behörigheter för olika roller. Det är även möjligt att ladda upp dokument kopplade till användare så som t.ex. CV och intyg.

 


Egen färgsättning

Anpassa utseendet i systemet så att det passar med företagets profil och färger. SwedeTime ska vara och kännas som en integrerad del av alla de system som behövs för just ditt företag. 


Ekonomisk rapportering

Uträkning av intäkter och kostnader kan tas fram för varje pass. Varje pass bör tillhöra en förutbestämd organisationsstruktur, som i och för sig löpande kan struktureras om. Därmed kan summeringar av dessa belopp ske och täckningsbidrag redovisas för utvalda organisationsenheter.

 


Enhetsregister

Systemet har ett enhetsregister där enheterna kan struktureras i olika nivåer. Olika användare kan sen tilldelas till olika nivåer eller enheter. Till exempel kan ett system ha strukturen där olika administratörer schemalägger för olika avdelningar i systemet. De är då behöriga till en enhet på en viss nivå och alla underliggande enheter. 

De bokningsbara medarbetarna kan också kopplas till en viss enhet och därmed bara bli bokningsbara på dessa. Det finns ingen gräns för hur många nivåer systemet ska ha.

 


Exportfil

Alla fält och beräkningar som finns tillgängliga i systemet kan exporteras ut som kolumner till Excel för vidare bearbetning. 

 


Fakturering

Faktureringsunderlag kan tas fram på samma sätt som rapporter. Det finns även möjlighet att integrera med andra system så som till exempel Heroma, Hogia och Intelliplan.

 


Fältformat

Datafälten kan vara av olika format som t.ex. text-, nummer-, ja/nej-, datum-, koordinat- eller flervalsfält. Det går även att göra beräkningar som bygger på en kombination av andra fält i systemet. Det finns inga begränsningar på hur många fält som kan kopplas till en medarbetare, ett pass eller en avdelning. 

 


iCalendar

För att användare och andra intressenter i systemet ska kunna se schemaaktiviteter i sina egna kalendrar så finns det stöd för att prenumerera på scheman via formatet iCalendar. En person som bokas i systemet, kan direkt i sin egen telefon eller i sitt mailprogram (t.ex. Outlook), se vilka pass den bokats på. 

iCalendar fungerar även för en hel avdelning eller enhet, dvs en prenumeration kan sättas upp för all pass som läggs upp på denna enhet.

 


Import av befintliga register

Vid övergång till SwedeTime från ett annat system kan befintliga register importeras från en strukturerad textfil eller Excel. Även enheter, avdelningar, objekt, resurser och bokningar kan läsas in i systemet på detta sätt. 


Integration

Systemet är byggt för att lätt kunna integreras med andra system. All data ska vara möjlig att ta ut ur systemet eller skrivas in i systemet via integrationer eller via manuella rutiner. Exempel på lösningar:

  • SwedeTime kopplar in sig mot befintliga system. Systemet har en struktur där vi på ett rutinmässigt kan ställa in vilken data som ska hämtas från andra system eller skrivas in i andra system och hur ofta. Detta kräver att det system som ska integreras har ett API som är tillgängligt att koppla in sig mot.
  • Externa system kopplar sig mot SwedeTimes API. SwedeTime har ett färdigt API med Webservicemetoder som både kan returnera data och skriva in/uppdatera data.
  • Manuell hantering. Det finns möjlighet att via filer importera och exportera data i systemet. Om data inte behöver uppdateras speciellt ofta så kan dessa funktioner användas för att överföra data. Detta kan också vara ett bra sätt att börja arbeta på innan en fullständig integration är på plats.

 


Jour och beredskap

Särskild status kan markeras för jourpass eller beredskapspass. Dessa pass kan då behandlas på särskilt sätt, t.ex. vid fakturering och för lön. Arbetstid för jourpass kan räknas annorlunda och annan ersättning kan ges för dessa pass. 

 


Kompetensstyrd bokning

Om det finns krav på viss eller vissa kompetenser för olika arbetspass visas automatiskt de individer som innehar denna kompetens vid inbokning. Kompetenskravet kan vara obligatoriskt, dvs personen går inte att boka in på passen, eller finnas med som information med rödmarkering för de individer som inte innehar den efterfrågade kompetensen.

 


Kontaktsregister

För de som jobbar med externa beställare kan en delmängd av personregistret presenteras för beställaren. Bara de uppdragstagare som har rätt att utföra uppdrag på en viss enhet där beställaren har rätt att lägga en beställning visas.

 


Kopiera pass/uppdrag

Pass kan kopieras om mycket av informationen är densamma för flera pass. När passet kopieras blir alla fält detsamma utom bokningsnummer och tidpunkt för när passet skapades. När det nya passet är skapat kan det uppdateras på vanligt sätt om det finns information som skiljer de båda passen åt. 

 


Loggar

Administratören ser alla SMS och Epost i en meddelandelogg. Det går även att välja vilken data som ska loggas i systemet och vad som ska visas för olika roller.

 


Mallar

Det finns färdiga formulär för E-post och SMS som gör det snabbt att få ut meddelanden. Mallen för bokningsförfrågan kan till exempel innehålla specifika data om passet så som adress, tidpunkt och passnotering.

 


Min sida

Användarna kan uppdatera egna persondata och ändra sitt lösenord på ”Min sida”. Här visas även arbetade och framtida arbetspass för valfri period. Medarbetaren lägger även upp sin tillgänglighet och tidrapporterar arbetade pass via denna sida.  


Nyheter

Systemet har stöd för nyhetsnotiser. Nyheterna kan rollstyras till läs eller redigeringsläge av olika roller.Det går även att koppla nyheterna till vissa avdelningar så att bara den delmängd av medarbetarna, som är berörd av nyheten, ser den. 

 


OCR-betalningar

För föreningar finns en funktion för inkommande betalningar. De registreras automatiskt och matchas mot faktura. Eftersom uppdatering sker automatiskt i det system vi tillhandahåller behöver inte föreningen/företaget göra någonting alls. I reskontran redovisas alla detaljer och saldon per medlem/kund. Alla transaktioner levereras i en fil för automatisk inläsning i systemet. Betalningar som inte kunnat dras markeras och är därmed lätta att filtrera fram för manuell hantering.

 


Personlig bild

Medarbetarna kan själva lägga upp en personlig bild. Det här underlättar när nya uppdragstagare ska utföra uppdrag. 

 


Poängstyrd bokning

För att uppnå en rättvis fördelning av arbetspassen över tiden, finns ett avancerat system för poängsättning av bokningar. När en person ska bokas in kan systemet sortera användare i den ordning som ger ett optimalt schema. Sorteringen bygger på ett poängsystem där den med högst poäng ska väljas först. Exempel på regler som ger olika poäng är t.ex. anställningsform, arbetade timmar, betyg, senaste arbetspass, utförda kurser.

 


Preliminärbokning

Preliminära bokningar visas i varje vy och är för många ett bra sätt att arbeta på. Det framgår då för alla behöriga att en förfrågan är ute och det går att låta vikarien se sina preliminärbokade pass samt att boka sig själv.

 


Registrering utanför inlogg av kandidater

Nya medarbetare kan registrera sig själva utan att inloggning krävs. Med denna funktion aktiv kan t.ex. jobbsökande skriva in sig i systemet och ladda upp sitt CV mm. Om personen sedan blir antagen kan den aktiveras i systemet och då få med sig all data som användaren själv skrivit in. Denna funktion kan även kopplas till annonser så att när man klickar på en länk i en annons så kommer man till ett anpassat formulär som passar den annonsen.

 


Rekrytering

Systemet kan användas för hela rekryteringsprocessen, olika status kan tilldelas kandidaterna beroende på hur långt de kommit i rekryteringen. I kombination med användarloggen blir det enkelt att följa rekryteringsprocessen för varje enskild kandidat. 

 


Reservbokning

För enskilda pass kan personal registreras som reserver. Om någon blir sjuk eller då fler personer behövs på passet, så kommuniceras detta direkt av systemet. Om SMS-förfrågan gjorts och passet blir fullt blir de personer som tackat ja, men inte fått en plats, uppsatta som reserver på passet. Om någon sedan blir sjuk eller måste avbokas, är det smidigt för administratören att kontakta bara de personer som tidigare visat intresse för passet. 

 


Rullande schema

Lägg rullande schema med upp till 10 veckors intervall. Skapa din mall av pass och kopiera sedan ut dem i önskat intervall och frekvens. Man väljer alltså vilka pass man vill kopiera och i hur många veckor passen ska upprepas. 

Kopiering av genomföra veckor är ett effektivt sätt att lägga ut ett schema för perioder som liknar varandra. För arbetsgrupper där samma personer går på samma schema kan passen kopieras med inbokade medarbetare. Om nya förfrågningar ska ske kopierar man enbart passen utan bokningar.  

 


Seriepass

Det går att skapa en serie av flera pass som hänger ihop. Lägg upp ett pass t.ex. mellan 8-17 och upprepa passet för veckans alla dagar, eller med valfri regelbundenhet. När någon bokas in på passet fås frågan om man ska bokas för bara ett pass, alla efterföljande eller för hela serien.

 


SMS-utskick

Utskick via SMS kan användas för påminnelser om bokad tid, bekräftelser, kallelser eller erbjudanden. Historik och leveransstatus loggas för alla utskick och finns tillgängligt för användaren via systemet. SMS-utskicken kan även schemaläggas till en senare tidpunkt.

Vanliga SMS till en delmängd av personregistret går också att göra om någon information behöver nå en viss grupp av medarbetare. 

 


SMS Outlook

SMS Outlook gör det möjligt att hantera dina SMS på samma sätt som E-post. För att skicka SMS via Outlook behöver du ett konto hos SwedeTime. Därefter kan du använda Outlooks inbyggda funktion för att skicka meddelanden.

 


Språkhantering

SwedeTime har stöd för hantering av flera språk. Om systemet används i flera länder kan alla fält och funktioner översättas till det landspecifika språket. 

Språkhantering kan även vara användbart för företag som endast har en svensk verksamhet men med många specifika termer och där det finns önskemål att byta ut standardorden. Pass kan till exempel heta skift, uppdrag, behov eller beställning hos olika kunder. 

 


Statushantering – flöde

Ett pass i systemet kan ha olika status beroende på vilken fas i schemaläggningen som passet är. Passet kan ha status planerad, publicerad, slutbemannad, tidrapporterad, attesterad eller slutförd. Ett pass kan även vara incheckad och utcheckad om stämpelklocka används. 

Status slutförd kan exempelvis betyda att passet är överfört till lön och fakturering. Det går att välja vilka statusar som ska vara aktiva och vilka statusar som olika roller får hantera eller se.

 


Statistik

Grunddata för egen och sporadisk statistik kan via csv-filer (t.ex. för Excel) alltid tas fram för valfria perioder. För återkommande statistik kan statistikrapporter beställas vilka sedan kan tas fram med en knapptryckning.

 


Tidrapportering

När arbetspasset är slut tidrapporterar medarbetaren genom att markera OK eller ange eventuella avvikelser från lagt schema. Varje tidsavvikelse signaleras tydligt med en särskild symbol. Arbetsledaren eller annan kan filtrera fram vilka som har eller inte har tidrapporterat. Det går att filtrera fram och sända påminnelse-mail eller SMS till den grupp medarbetare som ännu inte tidrapporterat. Läs mer om tidrapportering

 

 

 


Tillgänglighet

Timanställda medarbetare kan markera när de vill arbeta. I sökningen efter rätt person kan sen enbart tillgängliga individer filtreras fram gällande det aktuella passet. 

Tillgänglighet kan läggas för en lång period med ett visst intervall, tex maj till juni, tisdagar och torsdagar, klockan 15-19. 

 


Medarbetare bokar sig själva

Medarbetare kan få tillgång till en delmängd av passen och där få möjlighet att boka in sig själva. Det går även att rollstyra vilka som ska ha möjlighet att boka sig själva om inte alla medarbetare ska få tillgång till detta.